Cette politique explique comment notre organisation collecte, entrepose et traite les données personnelles et sensibles de manière responsable. Elle garantit le respect des normes juridiques et éthiques, tout en accordant la priorité à la confidentialité et à la sécurité. L’accès aux données est limité aux utilisations validées, et protégé contre une mauvaise utilisation ou une divulgation non autorisée. La présente politique s’engage également en matière de transparence, de redevabilité et de mises à jour opportunes en cas de modification ou de violation.
Collecte et utilisation des informations
Les données personnelles
La pratique d’APC consiste à octroyer aux personnes autant de contrôle que possible sur la collecte et l’utilisation de leurs données personnelles. Nos pratiques sont alignées sur, et respectent les directives relatives au RGPD. Les données personnelles peuvent être définies comme « des informations qui peuvent servir à identifier des gens, telles que les noms, adresses électroniques, numéros de téléphone, adresses postales, numéros de passeport, etc. ». Nous pouvons avoir besoin de collecter et traiter des données personnelles vous concernant afin de vous fournir l’information ou le soutien dont vous avez besoin.
Le tableau ci-dessous présente une liste de types de données personnelles que nous pourrions collecter, et les objectifs pour lesquels nous nous en servirions.
Types d'information | Objectifs |
|---|---|
Statistiques de site web : nous collectons la date, l’heure et la durée de votre visite, l’identification de votre navigateur et, dans certains cas, votre adresse IP. | Ces informations sont anonymisées et ne servent qu’à des fins internes et d’analyse du trafic sur notre site web. |
Témoins sur les sites web (cookies) : nous utilisons les témoins qui permettent de rendre notre site web utilisable, en activant des fonctions élémentaires, telles que la navigation sur les pages et l’accès à des zones sécurisées du site web. | Améliorer et personnaliser votre expérience sur notre site web. |
Abonnement par adresse électronique à notre bulletin. | L’adresse est enregistrée sur la base de données CiviCRM, afin de permettre la diffusion du bulletin. Nous confirmons régulièrement votre consentement à recevoir notre bulletin. |
Informations de personnes et organisations abonnées à d’autres informations (déclarations, etc.) : prénom, nom de famille, adresse électronique professionnelle ou autre si celle-ci est fournie ; ainsi que les coordonnées suivantes, si celles-ci sont fournies : numéro de téléphone, adresse, langue privilégiée, genre, date de naissance, thèmes d’intérêt. | Entreposées dans la ou les bases de données d’APC, à des fins de diffusion d’informations, telles que des déclarations, communiqués de presse ou autres informations, selon les thèmes d’intérêt sélectionnés. |
Informations en lien avec les membres : nom de l’organisation, nom de la personne contact, adresse électronique professionnelle ou autre si celle-ci est fournie ; ainsi que les coordonnées suivantes, si celles-ci sont fournies : numéro de téléphone, adresse, langue privilégiée, thèmes d’intérêt. | Entreposées dans la ou les bases de données d’APC, à des fins de diffusion d’informations aux membres ou organisations associées, telles que des événements incluant les réunions de conseil et sessions thématiques et réunions de groupe ; pour accéder à, et utiliser l’espace réservé au réseau d’APC ; et pour recevoir d’autres informations pertinentes pour les membres d’APC. |
Les informations de contacts qui ne sont pas abonné·es au(x) bulletin(s) ou autres informations d’APC et ne sont pas membres du réseau d’APC : prénom, nom de famille, adresse électronique professionnelle ou autre si celle-ci est fournie ; ainsi que les coordonnées suivantes, si celles-ci sont fournies : numéro de téléphone, adresse, langue privilégiée, thèmes d’intérêt. | Pour partager des ressources et informations pertinentes aux thèmes d’intérêt sélectionnés par les contacts. |
Les informations nécessaires pour le traitement de candidatures à un emploi, et notamment celles incluses dans les CV, les lettres de motivation et les coordonnées. | Pour traiter la candidature à un emploi. Ces informations sont supprimées dès qu’elles ne sont plus nécessaires. |
Les informations personnelles des gens qui participent à des événements ou ont besoin de préparatifs de voyage, dont les documents en lien avec le séjour et le voyage. | Pour l’inscription à des événements, procéder à des préparatifs de voyage et d’hébergement et traiter des demandes de visa. Ces informations sont supprimées dès qu’elles ne sont plus nécessaires. |
Nous ne collecterons d’informations personnelles vous concernant que lorsque nous en avons besoin, et nous ne les traiterons que pour les objectifs pour lesquels vous nous les communiquez. Vous aurez toujours l’option de vous désinscrire de la réception d’information ou de demander à ne plus figurer dans notre base de données - ce que nous ferons. Nous ne réalisons aucune activité de profilage, dont la prise de décisions automatique, lorsque vos données personnelles sont traitées par des moyens automatisés.
Consentement
Nous ne collectons pas vos informations sans votre permission. Nous n’utilisons pas vos informations sans votre permission. Nous vous demanderons votre consentement chaque fois que nous collecterons des informations personnelles vous concernant. APC peut vous demander votre consentement sous diverses formes : en cliquant une case dans un formulaire, en inscrivant votre adresse électronique pour recevoir un de nos bulletins, en remplissant un formulaire d’inscription à un événement ou sur notre site web, ou en signant une déclaration de consentement.
APC veille à obtenir un consentement éclairé avant tout enregistrement audio ou vidéo, sauf si l’enregistrement est réalisé dans un lieu public dans lequel les enregistrements sont courants et attendus, à une conférence par exemple. Cette même politique s’applique pour la prise de photographies.
Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Vous pouvez le faire en vous désinscrivant des informations que vous recevez ou à l’aide des coordonnées ci-après. Veuillez cependant noter que le retrait de votre consentement ne s’applique pas à notre utilisation légale de vos informations, sur la base du consentement exprimé préalablement à votre retrait.
Recevoir notre bulletin
APC propose plusieurs bulletins. Vous pouvez y souscrire en cliquant sur les boutons « Abonnement » sur nos sites web ou par courriel. Nous n’utiliserons pas vos coordonnées pour vous envoyer des informations non sollicitées ou pour vendre ou louer des adresses électroniques. En outre, vous pouvez vous désinscrire de nos bulletins à tout moment à l’aide du lien présent dans chaque courriel reçu. Dès votre désinscription, APC supprimera définitivement vos données de nos bases de données. Vous pouvez également décider de supprimer votre adresse électronique de nos listes de diffusion en envoyant un courriel à l’adresse privacy[AT]apc[ .]org.
Intérêts légitimes
Dans quelques rares cas, APC traitera vos données personnelles sur la base d’intérêts légitimes, sans avoir à vous demander votre consentement exprès, et avec l’assurance que vos données seront protégées. Il existe une disposition spécifique dans le RGPD, qui concerne les cas où :
- le traitement n’est pas requis dans le cadre de la loi, mais qu’il apporte un avantage substantiel ;
- le traitement entraîne peu de risques de violation de la confidentialité de vos données ; ou
- il est raisonnable de s’attendre à ce que vos données soient utilisées de cette manière.
Le traitement de vos données dans le cadre de l’intérêt légitime garantit à APC de pouvoir vous fournir de manière efficace des informations sans devoir vous demander votre consentement chaque fois que nous communiquons avec vous (ou dans les rares cas où il ne nous est pas possible de vous demander votre consentement). Nous pouvons, par exemple, traiter vos données personnelles si vous êtes membre ou associé·e afin de vous fournir des informations pertinentes à votre adhésion, telles que :
• lorsque vous êtes abonné·e à un de nos bulletins et que nous souhaitons vous informer de l’existence d’autres bulletins ou de nouvelles ressources en lien avec un thème similaire ou connexe ;
ou
• lorsqu’un nouveau mode de traitement serait plus efficace.
Avant de procéder ainsi, nous envisagerons vos droits et libertés et n’initierons un tel traitement que lorsque nous pensons que vos droits ne seront pas enfreints.
Partage d’information
Nous pourrions partager les données personnelles que vous nous fournissez avec nos partenaires, dans la mesure nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels les informations ont été requises. Vous recevrez alors une notification vous indiquant que nous partageons vos données. Il peut s’agir de données d’inscription à des événements nécessaires pour accéder au lieu où APC organise l’événement.
Nous pourrions également partager vos données personnelles avec des tierces parties qui fournissent des services à APC, telles que des infrastructures techniques ou des prestataires de services, des fournisseurs de plateformes logicielles, des agences de voyage ou des conseils externes. Dans tous ces cas, nous veillerons à ce que ces tierces parties traitent vos informations avec le soin et la confidentialité nécessaires, et mettrons en place le document contractuel requis.
APC n’entreposera jamais de données sensibles sur des services en ligne de tierces parties, telles que Flickr, Facebook, Google Docs, etc.
Le Nextcloud d’APC peut servir à entreposer du matériel ou des images A/V d’autres personnes en lien avec notre travail, seulement lorsque ce matériel ne contient pas d’informations sensibles.
Les enregistrements de réunions sur Zoom sont immédiatement téléchargés, traités et supprimés ou entreposés en toute sécurité.
Nous n’utiliserons, ne partagerons, ne diffuserons, ne publierons ou ne divulguerons d’aucune autre manière vos données personnelles (sauf dans les limites requises en réponse à un litige, une enquête ou toute autre divulgation juridiquement requise).
Durée de conservation de vos données
Vos données personnelles ne sont conservées sur les serveurs d’APC que pour la durée minimum nécessaire. Cela correspond à la durée nécessaire pour la réalisation des objectifs pour lesquels vous avez fourni vos informations, ou la durée des objectifs juridiques imposés. Pour tout renseignement supplémentaire quant à la durée de conservation de vos données personnelles dans un cas précis, veuillez nous contacter à l’aide des coordonnées ci-après.
Liens vers des sites de tierces parties
Nos sites web peuvent contenir des liens vers d’autres sites web pouvant revêtir un intérêt. Sachez cependant que, dès que vous avez utilisé ces liens et que vous quittez un de nos sites web, nous n’exerçons aucun contrôle sur les sites tiers. Nous ne pouvons ainsi pas être responsables de la protection et la confidentialité des informations que vous fournissez en visitant de tels sites web, et ces sites web ne sont pas régis par la présente déclaration de confidentialité. Vous devez faire preuve de précaution et consulter la déclaration de confidentialité qui régit le site web en question.
Vos droits
• Accès : Vous pouvez nous contacter à tout moment pour demander accès aux informations personnelles vous concernant en notre possession. Nous vous indiquerons si nous traitons ou non vos données personnelles, et vous fournirons des détails sur les catégories de données personnelles concernées et les raisons pour lesquelles nous les traitons. Nous pouvons également vous fournir une copie de ces informations personnelles, sur simple demande.
• Rectification : Si les informations que nous détenons ne sont pas exactes, nous ne les utiliserons pas et ne permettrons pas à d’autres de les utiliser avant qu’elles ne soient vérifiées. Vous pouvez nous demander de corriger ou compléter vos données personnelles à tout moment, en nous contactant simplement. Dans la mesure du possible, nous informerons quiconque a reçu vos données personnelles de toute modification qui y est apportée.
• Restriction : Dans certaines circonstances, il peut être possible de nous demander de limiter la manière dont nous traitons vos informations personnelles (nous demander de continuer à entreposer vos données personnelles, mais pas de les traiter sans votre consentement préalable, par exemple). De telles circonstances incluent :
◦ une instance où vous pensez que les données vous concernant en notre possession sont inexactes - leur traitement peut alors être limité pendant la durée de leur rectification ;
◦ lorsque vous vous opposez au traitement en cours parce qu’il est nécessaire pour nos intérêts légitimes - le traitement peut être limité pendant la durée nécessaire pour définir si ce motif prévaut sur vos intérêts ; ou
◦ lorsque nous n’avons plus besoin des données personnelles, mais que vous demandez ces données afin de faire une réclamation, d’exercer votre droit à une réclamation ou vous en défendez - notre traitement de ces données peut alors être limité.
• Retrait de vos données : Vous pouvez demander à ce que vos informations soient supprimées ou retirées. Nous le ferons rapidement, et dans la mesure du possible préviendrons toute personne ayant reçu vos informations personnelles de votre demande. Nous devons cependant garder la trace de certaines données de transaction, telles que des inscriptions précédentes ou autre information du même genre, pour des raisons de respect de nos obligations juridiques envers nos financeurs, vérificateurs ou comptables. Nous pourrions ainsi ne pas être en mesure de totalement supprimer vos informations dans certaines circonstances.
• Réception/transfert de vos données personnelles : Vous pouvez également nous demander de vous envoyer les données personnelles vous concernant en notre possession en format électronique, structuré et convivial, ou nous demander d’envoyer ces données à une autre personne.
• Objections : Lorsque nous traitons vos informations personnelles dans un objectif légitime sans votre consentement, vous pouvez vous opposer à ce traitement de vos données personnelles. Et ce, en particulier lorsque nous utilisons vos données personnelles pour vous contacter dans le but de partager des informations ou des ressources. Vous pouvez vous opposer à un tel traitement à tout moment.
• Plaintes : Si vous vous trouvez dans l’EEE et pensez que le traitement de vos données personnelles enfreint la loi de protection contre la violation des données, vous avez le droit de déposer plainte auprès de l’autorité de supervision de la protection des données concernée dans le pays où vous vous trouvez, ou dans tout autre endroit de l’EEE où vous pensez que la violation a eu lieu. Vous pouvez également nous contacter à tout moment si vous souhaitez vous plaindre du traitement que nous faisons de vos données personnelles. L’autorité de supervision d’APC.org sur la confidentialité des données est le Bureau britannique du commissaire à l’information (https://ico.org.uk).
Pour toute demande en lien avec les éléments énumérés précédemment, veuillez utiliser les coordonnées figurant ci-après. APC déploiera des efforts raisonnables pour vous répondre rapidement et au plus tard en un mois. Notre réponse à de telles demandes peut être réduite aux informations que nous contrôlons directement.
SÉCURITÉ
Mesures de sécurité
Nous limitons l’accès à vos données personnelles que nous collectons au personnel concerné d’APC qui, d’après nous, a raisonnablement besoin d’accéder à vos données afin de vous fournir l’information que vous nous demandez. Nous avons mis des mesures de sécurité en place pour contribuer à lutter contre la perte, la mauvaise utilisation et l’altération des informations en notre possession. S’il nous est impossible de garantir qu’aucune perte, mauvaise utilisation ou altération des données n’aura lieu, nous vous assurons que nos systèmes respectent les normes de sécurité les plus strictes afin de contribuer à nous protéger contre de tels incidents. Si vous avez des questions sur ces mesures, veuillez utiliser les coordonnées fournies ci-après.
Aucune méthode de transmission sur l’internet ou méthode d’entreposage électronique n’est sûre à 100 %. Nous utilisons des normes reconnues et des moyens validés de protection de vos données personnelles, mais nous ne pouvons garantir leur sécurité absolue. Si vous avez des questions sur notre sécurité, n’hésitez pas à nous envoyer un courriel à l’aide des coordonnées fournies ci-après.
Protection de la confidentialité des enfants
Le contenu des sites web d’APC n’est pas conçu pour les enfants de moins de 16 ans, qui ne constituent pas notre cible. Si APC réalise que des données concernant des enfants ont été collectées, nous les supprimerons immédiatement. Dans tout autre cas où APC se verrait dans la nécessité de collecter des informations d’enfants, nous demanderions le consentement exprès et préalable des adultes responsables des enfants.
La désinscription
Si vous ne souhaitez pas recevoir certaines communications d’APC, vous pouvez vous désinscrire en :
• suivant les instructions de désinscription que nous incluons dans chacune de nos communications ;
ou
• nous informer en écrivant à l’adresse privacy[@]apc[.]org que nous ne souhaitez plus recevoir ces communications.
Nous respecterons cette demande, sauf si ces communications de notre part sont exigées par la loi ou ne nécessitent pas votre consentement dans le cadre des lois en vigueur. Votre désinscription peut limiter la capacité d’APC à vous fournir l’étendue de nos services.
Coordonnées
Si vous souhaitez nous contacter à propos de vos données personnelles, écrivez à privacy[@]apc[.]org.
Utilisez cette adresse si vous souhaitez :
• que nous vous fournissions une copie de vos informations personnelles qui sont entreposées dans nos systèmes ; ou
• que nous supprimions les informations personnelles vous concernant qui sont entreposées dans nos systèmes.
Modifications apportées au présent document
La présente version de la politique en matière de confidentialité a été mise à jour en septembre 2025 et constitue une révision considérable des informations précédemment publiées. Le présent document fournit un cadre complet des politiques, normes et pratiques globales d’APC en ce qui concerne notre gestion responsable des données. Il clarifie notre engagement envers la sécurité et la protection de vos données personnelles et sensibles, et la défense de la confidentialité à l’échelle des espaces numériques publics et privés d’APC.
L’approche des données qu’adopte APC se définit par une série de politiques qui régissent les différentes couches et divers aspects de notre infrastructure, tant interne qu’externe. Le présent document détaille les éléments de ces politiques qui sont particulièrement pertinents pour les sites web d’APC et nos espaces de travail en ligne.
Si des modifications étaient apportées aux politiques d’APC en matière de données ou de confidentialité, que celles-ci aient trait aux processus, procédures ou autre élément significatif, ces modifications seraient reflétées dans le présent document. Nous le mettrons à jour sur notre site web et toute autre plateforme adaptée afin de veiller à ce qu’il demeure exact et transparent, et que vous sachiez quelles données nous collectons, comment nous les utilisons et dans quelles circonstances nous pourrions les divulguer.
APC se réserve le droit de modifier le présent document à tout moment. Nous vous encourageons à le consulter régulièrement. Nous vous informerons par courriel, ou par l’intermédiaire d’une information sur la page d’accueil de notre site web, de toute modification substantielle apportée au document.